Uczelnia Jana Wyżykowskiego

Polityka prywatności

1. Zakres i administrator

Polityka określa zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników serwisu ujw.pl, osób prowadzących korespondencję oraz korzystających z formularzy Uczelni. Zasady dotyczące innych procesów uczelni określają dokument RODO i właściwe klauzule szczegółowe.

Administratorem danych osobowych zbieranych na naszych stronach internetowych jest Uczelnia Jana Wyżykowskiego, ul. Skalników 6b, 59-101 Polkowice.

Kontakt w sprawach ochrony danych: Koordynator ds. Ochrony Danych, [email protected] lub adres korespondencyjny Administratora. Polityka ma charakter informacyjny; jej akceptacja nie stanowi podstawy przetwarzania danych.

2. Cele, podstawy i zakres przetwarzania

Administrator przetwarza dane identyfikacyjne i kontaktowe oraz treść zgłoszeń w zakresie niezbędnym do obsługi korespondencji, formularzy i zapisów na wydarzenia. Dane o korzystaniu z serwisu, w tym adres IP, są przetwarzane w celu zapewnienia jego działania i bezpieczeństwa.

Podstawą przetwarzania jest: art. 6 ust. 1 lit. f RODO w zakresie obsługi zwykłej korespondencji, bezpieczeństwa serwisu oraz ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń; art. 6 ust. 1 lit. b RODO w zakresie zawarcia lub wykonania umowy; art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zakresie obowiązków prawnych; art. 6 ust. 1 lit. a RODO w zakresie celów objętych dobrowolną zgodą. Właściwą podstawę i cel wskazuje informacja dotycząca danego formularza.

Podanie danych osobowych za pomocą formularzy kontaktowych i rejestracyjnych udostępnionych na naszych stronach jest dobrowolne, ale może być niezbędne np. w celu udzielenia odpowiedzi na zadane pytanie lub rejestracji uczestnictwa w organizowanym przez nas wydarzeniu.

3. Formularze

Uczelnia stosuje formularze własne oraz Microsoft Forms na kontach zarządzanych przez Uczelnię.

Przy formularzu udostępnia się właściwą informację o przetwarzaniu danych, w szczególności celu, podstawie prawnej, wymaganych danych i okresie ich przechowywania. Wymóg logowania oraz rejestrowanie tożsamości respondenta wynikają z celu i ustawień formularza i są wskazywane użytkownikowi przed przekazaniem odpowiedzi. Zgoda na cookies nie zastępuje podstawy przetwarzania odpowiedzi.

4. Odbiorcy i usługi zewnętrzne

Dane mogą otrzymywać podmioty uprawnione na podstawie prawa oraz dostawcy usług informatycznych i komunikacyjnych w zakresie niezbędnym do realizacji celu przetwarzania. Dostawcy działający na zlecenie Uczelni przetwarzają dane na podstawie umów powierzenia.

Microsoft przetwarza odpowiedzi w Microsoft Forms na zlecenie Uczelni, zgodnie z właściwymi warunkami usług i umową dotyczącą ochrony danych. W zakresie przetwarzania przez dostawcę we własnych celach zastosowanie mają jego informacje o ochronie danych.

Serwis udostępnia mapy Google i filmy YouTube. Ich uruchomienie powoduje przekazanie dostawcy danych technicznych i może wiązać się z pomiarami lub personalizacją. Zasady aktywacji określa Polityka plików cookies. Informacje dostawców są dostępne w politykach prywatności Google i Microsoft.

5. Przekazywanie danych poza EOG

Korzystanie z usług Microsoft i Google może wiązać się z przekazywaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, w tym do Stanów Zjednoczonych. Przekazywanie danych przez Administratora wymaga podstawy określonej w rozdziale V RODO: decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony, jeżeli obejmuje dany transfer, albo odpowiednich zabezpieczeń, w szczególności standardowych klauzul umownych wraz z wymaganymi środkami uzupełniającymi. Informację o podstawie danego transferu i sposobie uzyskania kopii zabezpieczeń udostępnia Koordynator ds. Ochrony Danych.

6. Okres przechowywania

Dane korespondencji i formularzy przechowuje się przez okres niezbędny do zakończenia sprawy, a dane związane z wydarzeniami przez okres ich organizacji, realizacji i rozliczenia. Dalsze przechowywanie jest dopuszczalne w zakresie wymaganym przepisami lub niezbędnym do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Dane służące bezpieczeństwu serwisu przechowuje się przez okres niezbędny do ochrony systemów i wyjaśnienia nieprawidłowości. Dla poszczególnych formularzy okres lub kryteria przechowywania wskazuje właściwa klauzula. Wycofanie zgody kończy przetwarzanie w objętym nią celu, chyba że dalsze przechowywanie ma odrębną podstawę prawną.

7. Prawa osób

Na warunkach określonych w RODO przysługują prawa dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i przenoszenia danych. Wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie przysługuje sprzeciw z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osoby; wobec marketingu bezpośredniego sprzeciw nie wymaga uzasadnienia.

Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. Żądania można kierować do Koordynatora ds. Ochrony Danych. Przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Uczelnia nie wykorzystuje danych objętych niniejszą polityką do decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie wpływających na osobę.